Jag har länge jobbat med helt frivilliga möten i flera av mina utvecklingsprojekt. Och att man får gå från mötet när man vill. Radikalt! Sa Staffan Dopping och jag lovade honom en blogg om det. Så här kommer den.
Vad innebär helt frivilliga möten:
Många gånger går människor på möten som de blivit kallade till utan att ha en aning om varför de är där, syftet med mötet eller vad de själva ska bidra med. Frivilliga möten ställer krav på nytta – att mötet ger något annars slutar folk att komma. Det ställer också krav på tydlighet i syfte och innehåll så människor vet varför de ska komma. Det är också ett sätt att delegera ansvar till människor att själva ta ansvar över sin tid.
Tänk om ingen kommer?
Jättebra signal! Antingen så tycker människor inte att det är så viktigt, det prioriterar annat. Eller så har jag inte lyckats kommunciera syftet med mötet och varför det är viktigt. Eller så är jag den enda som tycker det är viktigt. Och då kan man ju fråga sig varför det är så. Om man har obligatoriska möten så missar man de signalerna.
Vad gör man om inte rätt personer kommer?
Det är precis det som är grejen. Det ÄR rätt personer som dyker upp. De som har intresse. Det gör också att du kan hitta intresserade personer som du annars skulle ha missat.
Men kommer inte folk ändå för att man är van att man måste?
Jo, så är det. Men i och med att de är där frivilligt att gå på ett möte så händer någonting. Du har själv valt att sitta där. Jag tycker det är en process. I början kommer folk för att de är vana. Eller för att inte missa nåt. Men efter ett tag så börjar de ta aktiva beslut att inte komma. Och att gå från ett möte när det övergår i saker som inte berör dem eller när de tycker att de själva inte bidrar. Det kan ta lite tid att komma dit. Men när man kommer dit frigörs mycket tid och motivation. Det sista kan vara lite otippat men är en effekt.
En viktig regel är att OM man inte deltar i ett möte så har man gett förtroendet till sina kollegor som deltar att bestämma. Och man kan inte kliva in efteråt och säga ‘vad är det här för skit?’. Att stå utanför och sedan kliva in och kritisera vad andra är gjort är ganska ofarligt. Du utsätter dig inte för något och att bara vara kritiskt är inte så svårt. Självklart får man ge konstruktiv kritik om man ser att något riskerar att stjälpa företaget etc. Men inte bara för att man tycker något är fult, fel, dumt.
En annan regel är att man inte gör en kort resumé över vad som har sagts om någon/några väljer att vara sena och droppa in lite pö om pö. Man bara fortsätter. Bara det är en tidsbesparing.
Många bitar faller på plats med frivilliga möten. Hör gärna av dig om du är nyfiken och vill veta mer eller hur man kan komma igång.